POLITIQUE RELATIVE AUX GESTION DES DROITS EN MATIERE DE PROTECTION DES DONNEES

1.PREAMBULE

Le Groupe Sodexo, toujours très soucieux de veiller à la sécurité et à la confidentialité des Données à
caractère personnel, s’est engagé à les gérer conformément au Règlement général sur la protection des
données à caractère personnel (RGPD) et aux autres lois applicables. Cet engagement consistenotamment à traiter rapidement et efficacement toute demande concernant le traitement des Données à
caractère personnel par les entités de Sodexo ainsi que les éventuels cas de non-conformité avec les
exigences du RGPD et d’autres lois applicables.

2.DEFINITIONS

Autorité de contrôle : désigne une autorité publique indépendante instituée par un État membre tel
qu’indiqué dans le RGPD.

Contact local dédié à la protection des données : désigne la personne nommée par une entité Sodexo
et chargée de traiter les questions locales en matière de protection des données à caractère personnel.
Le contact fait partie du réseau mondial de protection des données à caractère personnel de Sodexo.
Dans certains pays, le Contact local dédié à la protection des données peut être désigné comme Délégué
à la Protection des données localement lorsque la législation applicable en matière de protection des
données l’exige.

Demande portant sur l’exercice des droits : désigne l’un des mécanismes fournis par le RGPD
permettant aux individus d'exercer leurs droits (tels que le droit d'accès, de rectification, d'effacement,
etc.).

Données à caractère personnel : toutes les données à caractère personnel communiquées par le
Responsable du Traitement et/ou collectées directement ou indirectement auprès des Personnes
concernées dans le cadre de l’exécution du présent Accord. Sont considérées notamment comme des
Données à caractère personnel en vertu de la Règlementation en matière de protection des données à
caractère personnel, les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Une
personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement,
notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de
localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments spécifiques propre à son identité
physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne
physique.

Groupe Sodexo : désigne toute entité contrôlée dans les conditions prévues par la loi, directement ou
indirectement, par Sodexo SA, société anonyme de droit français, dont le siège social est 255, Quai de la
Bataille de Stalingrad – 92130 Issy-les-Moulineaux, immatriculée au Registre du Commerce et des
Sociétés de Nanterre sous le numéro 301 940 219.

Personne concernée : toute personne physique identifiée ou identifiable dont les Données à caractère
personnel la concernant font l’objet d’un Traitement.

Réclamation : plainte déposée par une Personne Concernée auprès d'une Autorité de contrôle ou
d'un tribunal lorsqu’elle considère que ses droits en vertu du RGPD ont été violés.

Règlement Général sur la Protection des données à caractère personnel ou RGPD ou
Réglementation : Règlementation (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
sur la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère
personnel et la libre circulation de ces données, qui remplace la Directive 95/46/CE.
Responsable du traitement : toute personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre
organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement
des Données à caractère personnel qui peuvent être effectués par le sous-traitant dans le cadre d’un
contrat.

Traitement ou Traité(e) : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées à l’égard des Données à
caractère personnel, y compris, sans s’y limiter, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la
conservation, l’adaptation, l’altération, le retrait, la consultation, l’utilisation, la divulgation par
transmission, la diffusion ou autrement la mise à disposition, la combinaison, le lien vers d’autres
données à caractère personnel, le blocage, la suppression ou la destruction des Données à caractère
personnel du Client.

3. PERIMETRE

La présente Politique s’applique à l’ensemble des activités des entités du Groupe Sodexo (ci-après
désignée « Sodexo »), dans toutes les régions où nous sommes présents, lorsque le Règlement
Général sur la Protection des données à caractère personnel (« RGPD ») s’applique.
Cette politique s’applique au Traitement des Données à caractère personnel collectées, de manière
directe ou indirecte, par Sodexo auprès de tout individu, y compris notamment auprès des candidats à
un poste chez Sodexo, des collaborateurs, des clients, des consommateurs, des enfants, des
fournisseurs/prestataires, des partenaires/sous-traitants, des actionnaires de Sodexo ou tout tiers
Sodexo (ci-après désignée la « Personne concernée »).

4. VOS DROITS EN VERTU DU RGPD

Sodexo s’engage à faciliter l’exercice de vos droits. Lorsque nous Traitons vos Données à caractère
personnel pour nos propres besoins, vous pouvez consulter la section « Vos Droits » de la Politique de Protection des Données à caractère personnel. Lorsque nous Traitons vos Données à caractère
personnel pour le compte d’un client, nous transmettons aux clients les demandes les concernant.
Sodexo s’engage à assister les clients dans la gestion des demandes, conformément à la
Réglementation.

5.QUE FONT NOS EQUIPES SI ELLES RECOIVENT
UNE DEMANDE PORTANT SUR L’EXERCICE DE
VOS DROITS ?

Nous nous engageons à porter une attention particulière à chacune de vos demandes. Pour ce faire,
nous nous impliquerons de manière positive et active aux fins de satisfaire vos attentes sans que vous
ayez à contacter un tribunal local ou l’Autorité de contrôle compétente.
Si vous avez des demandes concernant le Traitement de vos Données à caractère personnel, n’hésitez
pas à contacter Sodexo. Afin de nous aider à traiter votre demande, veuillez fournir une explication
exhaustive de vos inquiétudes par écrit en complétant le Formulaire de demande portant sur
l’exercice de vos droits ci-dessous ou complétez le Formulaire en ligne.

En cas de demande d’une Personne concernée dont les Données à caractère personnel seraient traitées
par Sodexo sur instructions d’un client, le client agissant comme Responsable de traitement, Sodexo
informera le client de cette demande dans les plus brefs délais et s’engage à l’assister dans la gestion de
cette demande. Le client sera en charge de la réponse à apporter à cette demande, à moins qu’il en soit
convenu autrement contractuellement ou dans l’hypothèse où le client cesserait d’exister ou deviendrait
insolvable.

6.PROCEDURE DE GESTION DES DEMANDES
PORTANT SUR L’EXERCICE DES DROITS

Lors de la préparation de votre demande et afin de permettre à Sodexo de la traiter rapidement et de la
manière la plus efficace, vous êtes invité à suivre les étapes suivantes :
ÉTAPE 1 : Complétez le Formulaire de de Demande portant sur l’exercice de vos droits ci-dessous
et l’adresser à l’adresse électronique générique indiquée dans les notices d’informations ou dans les
politiques de confidentialité qui vous sont communiquées au moment de la collecte de vos Données et/ou
à notre Délégué à la Protection des données pour le Luxembourg à l’adresse suivante :
dataprivacy.oss.lu@sodexo.com ou complétez le Formulaire en ligne.
ÉTAPE 2 : Votre demande sera traitée de manière confidentielle et fera l’objet d’une enquête
approfondie. Au cours de ce processus, vous pourrez recevoir des demandes et/ou des questions
complémentaires de la part de votre Contact local dédié à la protection des données du Group Data
Protection Officer, si vous l’avez contacté directement.
ÉTAPE 3 : Une fois que les informations concernant votre demande sont complètes, nous vous
contacterons sous 30 (trente) jours pour vous apporter une réponse. Ce délai pourra être prolongé dans
certaines circonstances, selon la nature de votre demande.
ÉTAPE 4 : Vous pouvez décider d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle du pays
dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail, où dans le pays dans lequel la
violation aurait été commise. Vous avez également le droit d’introduire une action en justice devant les
tribunaux du pays dans lequel l’entité Sodexo dispose d’un établissement ou du pays où se trouve votre
résidence habituelle.

FORMULAIRE DE DEMANDE PORTANT SUR
L’EXERCICE DE VOS DROITS

[A adresser à l’adresse email générique figurant sur les mentions d’information et/ou politiques de
confidentialité portées à votre connaissance et/ou à notre Délégué à la protection des données pour le
Luxembourg à l’adresse suivante : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com]

Coordonnées :
(Nom [nom de famille, prénom]).................................................................................................................
(Numéro de téléphone)...............................................................................................................................
(Adresse électronique) ...............................................................................................................................
(Adresse postale) .......................................................................................................................................
Veuillez indiquer la méthode de communication que vous préférez en cochant la case correspondante
ci-dessous.
 Adresse électronique ou  Adresse personnelle ou  Adresse professionnelle
Si vous avez choisi « Adresse professionnelle », veuillez fournir vos coordonnées professionnelles: ....
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Afin de nous aider à identifier les systèmes d’information qui pourraient contenir des informations vous
concernant, veuillez cocher les cases ci-après décrivant votre relation avec Sodexo :
□ Candidat à un poste
□ Ancien Collaborateur ou prestataire de Sodexo
□ Collaborateur de Sodexo
□ Membre de la famille, personne à charge, ayant-droit ou personne à contacter en cas
d’urgence relative à un Collaborateur de Sodexo
□ Collaborateur d’un Client ou d’un partenaire de Sodexo
□ Collaborateur d’un fournisseur ou d’un prestataire de Sodexo
□ Individu – Consommateur
□ Autre – veuillez préciser
S’il est possible que vos informations soient associées à un autre nom, veuillez nous fournir le nom en
question et la raison pour laquelle il a été modifié :
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Nous sommes susceptibles de vous demander une copie certifiée conforme d’une pièce d’identité
officielle en cours de validité afin de nous permettre de vérifier votre nom et votre adresse le cas
échéant (par exemple, passeport ou carte d’identité valide).
Si vous demandez à accéder à vos Données à caractère personnel ou la portabilité de celles-ci,
veuillez indiquer les Données à caractère personnel concernées par la Demande et confirmer qu’elles
peuvent être envoyées par courrier électronique à l’adresse indiquée ci-dessus ou, si cela est
techniquement possible, à l’adresse d’un nouveau Responsable du traitement indiquée ci-après, aux
fins de la demande de portabilité des Données à caractère personnel :
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Si vous demandez à obtenir la rectification de vos Données à caractère personnel, veuillez indiquer
les Données à modifier ci-après et justifier votre Demande :
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Si vous demandez à obtenir la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel, veuillez
indiquer le Traitement problématique et justifier votre Demande :
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Si vous demandez à obtenir l’effacement de vos Données à caractère personnel, veuillez indiquer les
Données à effacer ci-après et justifier votre Demande :
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Si vous vous opposez au traitement de vos Données à caractère personnel, veuillez indiquer ci-après
les Données à caractère personnel dont vous refusez le Traitement et justifier votre opposition :
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ont pu être violés, vous avez le
droit de déposer une Réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle compétente ou de demander
réparation devant les tribunaux. Vous pouvez également nous contacter si vous avez des questions
ou des sujets d’inquiétude. Dans un tel cas, vous pouvez détailler votre requête ou préoccupation ici :
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Les informations collectées dans le présent formulaire sont destinées à notre Délégué à la protection
des données pour le Luxembourg dans le but de répondre à votre demande ou de faire respecter les
Droits dont vous disposez en tant que Personne concernée. Elles seront archivées après traitement
de la demande pendant 5 (cinq) ans puis supprimées. Pour toute question relative à ce formulaire de
demande portant sur l’exercice de vos droits, vous pouvez adresser un email à l’adresse email
suivante : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com