Politique de confidentialité Sodexo

SODEXO construit avec ses clients, ses partenaires, ses consommateurs et sescollaborateurs des relations fortes et durables, fondées sur la confiance réciproque : assurer
la sécurité et la confidentialité de leurs données à caractère personnel est une priorité
absolue pour SODEXO.

SODEXO respecte l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives
luxembourgeoises et européennes relatives à la protection des données à caractère
personnel.

SODEXO applique une politique de confidentialité extrêmement stricte pour garantir la
protection des données à caractère personnel des utilisateurs de ses sites internet et
d’autres applications :

Chaque utilisateur reste maître de ses données. Elles sont traitées de manière transparente,
confidentielle et sécurisée. SODEXO est engagée dans une démarche continue de
protection des données de ses utilisateurs, en conformité avec la législation ou
réglementation luxembourgeoise actuelle ou à venir, et avec le Règlement (UE) général sur
la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).SODEXO dispose d’une
équipe dédiée à la protection des données à caractère personnel, composée d’un Group
Data Protection Officer déclaré auprès de la CNIL : Anne-Cécile Colas, 255, quai de la
Bataille de Stalingrad, 92130, Issy-les-Moulineaux FRANCE (adresse email
dpo.group@sodexo.com) et d’un Luxembourg Data Protection Officer que vous pouvez
contacter à l’adresse email : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.

OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

SODEXO accorde beaucoup d’importance à la protection de vos Données à caractère
personnel.

Nous avons développé cette politique pour vous informer des conditions dans lesquelles
nous collectons, traitons, utilisons et protégeons vos Données à caractère personnel.

Veuillez la lire attentivement afin de savoir quelles catégories de Données à caractère
personnel font l’objet d’une collecte et d’un traitement, comment nous utilisons ces données
et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette politique décrit également
quels sont vos droits et comment vous pouvez nous contacter pour les exercer ou pour nous
poser vos éventuelles questions au sujet de vos Données à caractère personnel.

La présente Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se
conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant,
vos Données à caractère personnel seront toujours traitées conformément à la politique en
vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en
disposer autrement et serait d'application rétroactive.

Cette politique fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation du Site.

IDENTITE ET COORDONNEES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable du traitement des Données à caractère personnel est :
Société Anonyme avec un capital de 100 000 Euros
Siège social : 39, rue du Puits Romain – L-8070 Bertrange - LUXEMBOURG
RCS LUXEMBOURG B 17620
Tél. : +352 (0)26 109 1
Représentant: Julien Demoulin, Directeur Général

DEFINITIONS

« Données à caractère personnel » : toute information relative à une personne physique
identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un
numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
« nous » ou « notre » : Sodexo Luxembourg S.A. (ci-après «Sodexo»).
« vous » : tout utilisateur / visiteur du Site.
« Site » : site de Sodexo.com disponible à l’adresse https://lu.sodexo.com.

COLLECTE & ORIGINE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de collecter vos Données à caractère personnel directement
(notamment via les formulaires de collecte disponibles sur notre Site) ou indirectement
(notamment via nos prestataires et/ou technologies de notre Site).

Nous nous engageons à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous
opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.

Dans tous les cas, vous serez informés des finalités pour lesquelles vos données
sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la
Politique de gestion des cookies.

TYPES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS ET
UTILISONS

Nous pouvons collecter et traiter notamment les types de Données à caractère personnel
suivants :

• les informations que vous fournissez en remplissant les formulaires sur le Site (par exemple,

à des fins d’inscription, de participation à des enquêtes, à des fins marketing etc.) ;

Les Données à caractère personnel identifiées par un astérisque dans les formulaires de
collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour la prise en compte de la demande
formulée. A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront
pas être prises en compte.

DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS
AUTOMATIQUEMENT

Nous collectons certaines informations de manière automatique lorsque vous consultez le
Site à des fins de personnaliser et améliorer votre expérience. Nous collectons ces
informations par des moyens divers, à savoir :

Cookies

Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur votre navigateur lorsque vous êtes
sur notre Site et enregistré sur votre terminal. Ce fichier comprend des informations telles
que le nom de domaine, le fournisseur d’accès Internet, le système d’exploitation, ainsi que
la date et l’heure d’accès de l’utilisateur. Les Cookies ne risquent en aucun cas
d’endommager votre terminal.

Les cookies ne sont pas utilisés pour déterminer l’identité d’un individu qui visite notre Site.
Les cookies nous permettent notamment de déterminer votre localisation géographique et la
langue d'affichage afin d’améliorer votre navigation. Ils nous permettent également de traiter
les informations concernant votre visite sur le Site, telles que les pages consultées et les
recherches effectuées afin d’améliorer le contenu du Site, suivre vos centres d’intérêts et
vous proposer les contenus les plus adaptés.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies de la part de notre Site, vous pouvez
configurer votre navigateur. Pour la gestion de vos choix, la configuration de chaque
navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide de votre navigateur, qui vous
permettra de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies.

Nous vous recommandons toutefois de ne pas désactiver nos cookies. Gardez à l’esprit que
si vous bloquez, éteignez, ou rejetez nos cookies, certaines pages de notre Site ne pourront
plus s’afficher correctement ou vous ne serez plus en mesure d’utiliser certains des services
qui vous sont proposés. Dans ce cas, nous déclinons toute responsabilité pour les
conséquences liées au fonctionnement dégradé de nos services résultant de l’impossibilité
pour nous d’enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que
vous auriez refusés ou supprimés.

Enfin, en cliquant sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter, Facebook, LinkedIn
etc. figurant le cas échéant sur notre Site et si vous avez accepté le dépôt de cookies en
poursuivant votre navigation sur le Site, les réseaux sociaux concernés peuvent également
déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateur, tablette, téléphone portable). Ces types
de cookies ne sont déposés sur vos terminaux qu’à condition que vous y consentiez, en
continuant votre navigation sur le Site. À tout moment, vous pouvez néanmoins revenir sur
votre consentement à ce que ces réseaux sociaux déposent ce type de cookies.
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de gestion de Cookies.

Adresses IP

Une adresse IP est un identifiant unique que certains appareils électroniques utilisent pour
s’identifier et communiquer les uns avec les autres sur Internet. Lorsque vous consultez le
Site, nous pouvons utiliser l’adresse IP de l’appareil que vous utilisez pour vous y connecter.
Nous utilisons ces informations pour déterminer l’emplacement physique général de
l’appareil et comprendre de quelle région géographique viennent les visiteurs du Site.

Statistiques

Le Site utilise Google Analytics pour générer des rapports statistiques. Ces rapports nous
indiquent par exemple combien d’utilisateurs ont consulté Site, quelles pages ont été
visitées, et de quelle zone géographique proviennent les utilisateurs du Site. Les
informations recueillies en recourant aux statistiques peuvent inclure, par exemple, votre
adresse IP, le site Internet à partir duquel vous êtes arrivé sur notre Site et le type d’appareil
que vous utilisez. Votre adresse IP est masquée sur nos systèmes et ne sera utilisée qu’en
cas de nécessité pour résoudre les problèmes techniques, pour administrer le Site et pour
comprendre les préférences de ses visiteurs. Les informations relatives au trafic sur le Site
ne sont disponibles que pour le personnel autorisé. Nous n’utilisons aucune de ces
informations pour identifier les visiteurs et nous ne les partageons pas avec des tiers.

RÉSEAUX SOCIAUX

Vous avez la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter,
Facebook, LinkedIn etc. figurant sur notre Site.

Les réseaux sociaux permettent d'améliorer la convivialité du Site et aident à sa promotion
via les partages. Les services de partage de vidéo permettent d'enrichir notre Site de
contenus vidéo et augmentent sa visibilité.

Lorsque vous cliquez sur ces boutons, nous pourrons avoir accès aux informations
personnelles que vous aurez indiquées comme publiques et accessibles depuis vos profils
sur les réseaux sociaux concernés. Cependant, nous ne créons ni n’utilisons aucune base
de données indépendante de ces réseaux sociaux à partir des informations personnelles que
vous pouvez y publier et nous ne traiterons aucune donnée relevant de votre vie privée par
ce biais.

Si vous ne souhaitez pas que nous ayons accès aux informations personnelles publiées sur
l’espace public de vos profils ou de vos comptes sociaux, vous devrez alors utiliser les
moyens mis à sa disposition par les réseaux sociaux concernés afin de limiter l’accès à ces
données.

FINALITES POUR LESQUELLES NOUS UTILISONS LES DONNEES A CARACTERE
PERSONNEL

Nous utilisons vos Données à caractère personnel notamment pour les finalités suivantes :

• répondre à vos demandes, telles que d’information, de recherches, de newsletter

ou

• d’autres contenus ;
• réaliser des statistiques ;
• personnaliser et améliorer votre expérience sur notre Site ;
• vous proposer d’offres pour nos produits et services ;
• toute autre fin que nous vous préciserions, le cas échéant, au moment de la collecte de vos données.

FONDEMENT JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE
PERSONNEL

Nous traitons vos Données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution et de la
gestion de notre relation contractuelle avec vous, de notre intérêt légitime à améliorer la
qualité et l’excellence opérationnelle des services que nous vous proposons ou encore du
respect de certaines obligations réglementaires.

Le traitement de vos données pourra également s’effectué sur la base de votre
consentement préalable dans l’hypothèse où celui-ci vous serait, dans certaines situations,
demandé.

COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

La sécurité et la confidentialité de vos données sont d’une grande importance pour nous.
C’est pourquoi nous restreignons l’accès à vos Données à caractère personnel uniquement
aux membres de notre personnel qui ont besoin d’en connaître afin de traiter votre demande
ou vous fournir le service demandé.

Nous ne divulguons par vos Données à caractère personnel à des tiers non autorisés. Nous
pouvons toutefois partager vos données avec les entités du groupe Sodexo et les
prestataires de services autorisés (par exemple : prestataires techniques (hébergement,
maintenance), conseils etc.) auxquels nous faisons appel aux fins de la réalisation de nos
services. Nous n’autorisons pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer vos
données, sauf dans la mesure nécessaire pour exécuter les services pour notre compte ou
respecter les obligations légales. Par ailleurs, nous pouvons partager des Données à
caractère personnel vous concernant (i) si la loi ou une procédure juridique nous impose de
le faire, (ii) en réponse à une demande des autorités publiques ou autres fonctionnaires, ou
(iii) si nous considérons que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée
pour prévenir un dommage physique ou une perte financière, ou en lien avec une enquête
concernant une activité illicite suspectée ou avérée.

DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

Nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant une durée qui n’excède pas
la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, durée qui
est prolongée, le cas échéant, des durées de prescriptions légales ou réglementaires
applicables.

DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SENSIBLES

En règle générale, nous ne collectons pas de Données à caractère personnel sensibles par
le biais de notre Site. Il est considéré comme « Données à caractère personnel sensibles »
toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion
ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, ou les
données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette
définition comprend également des Données à caractère personnel relatives à des
condamnations pénales et à des infractions.

Dans l’hypothèse où le recueil de telles données serait strictement nécessaire pour
accomplir la finalité de traitement opérée, nous le ferons conformément aux exigences de la
législation locale en matière de protection des Données à caractère personnel et, en
particulier, avec votre accord explicite préalable et dans les conditions décrites dans la
présente Politique de confidentialité.

INFORMATIONS PERSONNELLES ET MINEURS

Le Site s’adresse à des personnes majeures capables de contracter des obligations
conformément à la législation du pays dans lequel vous vous trouvez.
L'Utilisateur mineur de moins de 16 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable
de son responsable légal préalablement à la saisie de ses données sur le Site.
L’âge de 16 ans peut être abaissé jusqu’à 13 ans en fonction de la législation locale de votre
résidence habituelle.

TRANSFERTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Compte tenu du caractère international du groupe Sodexo, vos Données à caractère
personnel peuvent être transférées à des destinataires, internes ou externes, autorisés pour
exécuter des services pour notre compte pouvant être situés dans des pays en dehors de
l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen n’offrant pas un niveau adéquat
en matière de protection des Données à caractère personnel.

Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel ainsi
transférées, nous prenons toutes mesures nécessaires pour veiller à ce que ces données
bénéficient d’une protection adéquate, telles que la signature de Clauses Contractuelles
Types de la Commission Européenne ou tout autre mécanisme équivalent.

VOS DROITS

Conformément à la loi applicable vous disposez de certains droits relatifs au traitement de
vos Données à caractère personnel.

Droit d’accès

Vous pouvez demander l’accès à vos
Données à caractère personnel. Vous pouvez
également demander la rectification des
Données à caractère personnel qui seraient
inexactes ou à ce que les données incomplètes soient complétées.

Vous avez également le droit de connaître les
sources de ces Données à caractère
personnel

Droit de suppression

Votre droit à l’oubli vous autorise à demander
la suppression des Données à caractère
personnel lorsque :
i) les données ne sont plus nécessaires
à la réalisation des finalités pour
lesquelles elles ont été collectées et
traitées ;
ii) vous choisissez de retirer votre
consentement (dans les cas où votre
consentement a été collecté comme
base juridique du traitement) ce retrait
n’impactant pas la licéité du traitement
avant sa mise en œuvre ;
iii) vous vous opposez au traitement ;
iv) vos données ont été traitées de
manière illicite ;
v) vos données doivent être effacées
pour respecter une obligation légale ;
ou
vi) leur suppression est requise pour
garantir la conformité à la législation en
vigueur.

Droit à la limitation

Vous pouvez également demander la
limitation au traitement de vos
Données à caractère personnel si :
i) vous contestez l’exactitude de ces
données ;
ii) nous n’avons plus besoin de ces
données pour les besoins du
traitement ; et
iii) vous vous êtes opposé(e) au
traitement des données.

Droit de ne pas faire l’objet d’une
décision fondée exclusivement sur un
Traitement automatisé des données

Vous avez la possibilité de ne pas faire l’objet
d’une décision fondée exclusivement sur un
Traitement automatisé produisant des effets
juridiques vous concernant ou vous affectant
de manière significative.

Droit à la portabilité

Vous pouvez nous demander de vous fournir
vos Données à caractère
personnel dans un format structuré,
communément utilisé, lisible par une
machine, ou vous pouvez demander à ce
qu’elles soient « portées »
directement à un autre Responsable du
traitement à conditions que :
i. le traitement soit fondé sur votre
consentement ou sur l’exécution
d’un contrat avec vous ; et
ii. qu’il soit réalisé par des moyens
automatisés.

Droit d’émettre des directives
anticipées sur le traitement de vos
Données à caractère personnel après
votre décès

En application de la loi française relative à la
protection des Données à caractère personnel,
vous pouvez également définir des directives
sur l’exercice de vos droits prévus par cette
section après votre mort, (notamment sur leur
durée de conservation, leur suppression et/ou
leur communication) ainsi que de désigner une
personne chargée de l’exercice de ces droits.

Droit d’introduire une réclamation
auprès d’une autorité de contrôle

Vous pouvez décider d’introduire une
réclamation auprès de l’Autorité de contrôle du
pays dans lequel se trouve votre résidence
habituelle, votre lieu de travail, ou le pays dans
lequel la violation aurait été commise, que
vous ayez subi un préju-dice ou non.
Vous avez également le droit d’introduire une
action en justice devant les tribu-naux du pays
dans lequel l’entité Sodexo dispose d’un
établissement ou du pays où se trouve votre
résidence habituelle.

Pour exercer ces droits, vous pouvez :
- soit remplir le Formulaire en ligne One Trust et suivre les instructions indiquées,
- soit nous contacter en écrivant au Luxembourg Data Protection Officer à l’adresse
électronique suivante: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.
Vous pouvez également contacter le Global Data Protection Office à l’adresse électronique
suivante : dpo.group@sodexo.com.

Nous sommes susceptibles de vous demander des informations supplémentaires afin de
vous identifier et d’être en mesure de traiter votre demande.

SECURITE

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer
la sécurité et la confidentialité des traitements de Données à caractère personnel.
A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des Données à
caractère personnel et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité
des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que
des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés
d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe
confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données etc.).

BASES DE DONNEES GESTION DES RELATIONS CLIENTELE (« BASE DE DONNEES
CRM »)

Nous utilisons une base de données pour gérer et suivre nos relations avec clients existants
et potentiels. Cette base de données comprend des Données à caractère personnel des
collaborateurs de nos clients ou d’autres partenaires avec qui nous entretenons une relation
d’affaires ou avec qui nous souhaitons en établir une telle relation. Ces données, utilisées
uniquement à ces fins, comprennent notamment : les coordonnées des contacts (nom,
prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail etc.), des informations accessibles au public,
les réponses aux e-mails ciblés et d’autres informations collectées et enregistrées par nos
collaborateurs dans le cadre des interactions avec nos clients et partenaires. Si vous
souhaitez être retiré de nos bases CRM, veuillez-vous adresser à
CRM_Group@sodexo.com.

LIENS VERS D’AUTRES SITES

Nous fournissons occasionnellement des liens vers d’autres sites Internet à titre pratique et
informatif. Ces sites Internet sont pour la plupart des sites Internet de Sodexo, et certains
d’entre eux fonctionnent de manière indépendante de nos sites et ne sont pas sous notre
contrôle. Ces sites exploités par des tiers peuvent avoir leur propre avis de confidentialité ou
conditions d’utilisation, que nous vous suggérons fortement d’examiner. Nous déclinons
toute responsabilité quant au contenu de ces sites, quant aux produits et services
susceptibles d’y être proposés ou quant à toute autre utilisation.

MISE A JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

La présente politique est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Nous sommes susceptibles de
mettre à jour ou modifier, en tant que de besoin, cette Politique de confidentialité. Dans ce
cas, les modifications réalisées ne seront applicables qu’à l’expiration d’un délai de 30 jours
ouvrés à compter de la modification. Consultez périodiquement cette page si vous souhaitez
surveiller les éventuels changements.

DESINSCRIPTION

Si vous vous êtes abonnés à certains services via notre Site et si vous ne souhaitez plus
recevoir de courriers électroniques à l’avenir, consultez la page de désinscription
correspondant à l’abonnement auquel vous vous êtes inscrit.

COMMENT NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne cette politique,
n’hésitez pas à contacter notre Luxembourg Data Protection Officer à l’adresse électronique
suivante: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com ou à contacter notre Group Data Protection
Officer à l’adresse suivante : dpo.group@sodexo.com.

Dernière mise à jour : 22-10-2020